Excel para inventarios.

Excel para inventarios

Cuando hablamos de inventarios, recordemos que es uno de los activos más importantes en la mayoría de las micro, pequeñas, medianas o grandes empresas de carácter comercial.

Normalmente en las tres primeras categorías que menciono el inventario se maneja de una forma mecánica, sin establecerse ningún tipo de control que permita conocer con exactitud los costos reales  de compra y los valores reales de ventas, ya que estos se establecen de una forma mecánica y vinculados más a precios de mercados que a propios análisis de costos gerenciales.

Lo importante en todo esto es que hoy en día contamos con un sin número de herramientas  que nos permiten automatizar o de alguna manera controlar mejor nuestros inventarios ya sea mediante un sistema de control de inventario  o en una simple hoja de Excel para inventarios.

En este artículo me centraré en mostrarte un ejemplo como podemos usar Excel para inventarios y llevar un control exhaustivo por cada producto (lo que llamamos Kardex).

Vámonos a Excel y creamos un nuevo archivo o libro en blanco y creamos un formato que nos permita controlar nuestro inventario mediante lo que llamamos Kardex o tarjeta de control de inventarios.

Definimos los conceptos en la hoja de Excel para inventarios estableciendo las siguientes características importantes para el control del inventario, definiendo las siguientes filas y columnas en Excel.

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  1. Código del producto: El código del producto es uno de los elementos más importantes que debemos definir en Excel para inventarios ya que mediante este es que podemos dar seguimiento a todos los datos cargados  en la hoja de Excel para inventarios. El código del producto lo podemos definir usando cualquiera de los mecanismos numéricos o alfanuméricos, pero en Excel es más conveniente crearlos usando el sistema numérico. Ejemplo: 116-01-0001. En donde el código 116 es el código de la cuenta contable del inventario (Ver Catalogo de cuentas o plan contable) el siguiente numero 01 puede ser la familia del producto a la que pertenece el inventario (ejemplo: zapatos) y el siguiente código 0001 que correspondería al producto o nombre del producto como tal (Ejemplo: zapatos marca Nike color Blancos).  También podemos utilizar el código de barras del producto que ya viene incluido desde la fabricación de dicho producto, y con este facilitamos mucho nuestro trabajo ya que podemos usar un lector de códigos de barra y no tendremos que estar escribiendo tantos números evitándonos el trabajo tedioso de escribir esos códigos.
  2. Nombre del producto: El nombre con el que identificamos nuestro producto en el inventario (Nombre genérico del producto).
  3. Fecha: La fecha es muy importante para controlar tantos las entradas de los productos como las salidas de dichos productos y poder llevar un orden cronológico de la forma en que ingresaron y salieron de nuestro inventario.
  4. Entradas: En esta columna se cargaran los ingresos de productos en nuestro inventario o sea las compras que realizamos.
  5. Salidas: En esta columna abonamos los valores por salidas de nuestro inventario por conceptos de ventas, pérdidas o daños de productos del inventario.
  6. Saldo: En esta columna registramos los valor acumulados por la diferencia de las entradas menos las salidas de productos del inventario.
  7. Costo Unitario: en esta columna registramos el costo unitario por el que fue adquirido el producto permitiéndonos en el futuro definir los costos promedios de adquisición cuando estos son variables, para la definición de un precio de venta adecuado.
  8. Debe: En esta columna escribimos el valor total de adquisición del producto. Ejemplo 12 pares de zapatos por 10 igual a 120.00. En esta columna escribimos el valor total de 120.
  9. Haber: Acá registramos el valor total de las salidas del producto en concepto de ventas.
  10. Saldo: En esta columna registramos los valores resultantes de la diferencia entre el debe y el haber de los valores del inventario.

 Lo más importante es que puedas desarrollar un sistema en Excel para inventarios que se adecue a tus necesidades y

 que cumpla con ciertos aspectos de carácter técnico – contable y que facilite el control de tus productos en el inventario, existen también sistemas o software de inventario muy sofisticados que automatizan mejor todo el proceso de levantamiento, control y administración del inventario.

Te invito que veas este video sobre el funcionamiento del software contable:

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 Muchas gracias!

Lic. Rigoberto Rodriguez

Creador del curso de contabilidad en línea: http://micursodecontabilidad.com/

PD.


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28 comments

  1. lo e descargado , y puse la cuenta: contador clave: easy

    y no entra hace una hora estoy asi . gracias por su atencion

  2. edulio dice:

    ola buenas tardes sr le quiero pedir que me ayude a hacer mas eficaz en mi kardex de almacenamiento para una clinica en la cual trabajo hay dos alamcenes una de abarrotes , la otra en una camara frigorifica donde estan las frutas y verduras le agradecere si me ayudara que programa o como lo haria para controlar mejor mi almacen gracias

  3. edulio dice:

    ola buenas tardes sr quisiera que me ayudara ha hacer una gestion eficaz y un kardex preciso para dos tipos de almacenes de una clinica que trabajo una de aborrotes y el otro de frutas y verduras de los dos Almacenes proveo para que hagan la comida para los pacientes de la clinica

  4. anahe dice:

    y cómo descargo las actualizaciones… si ya tengo información ingresada los tres meses no se borrarán??? explíqueme por favor…!!

  5. bueno me gusta el programa y quiero hacer una pregunta despues de pagar el precio modico de US 50.00 el usuario recibe todo los documentos que ofrece sin un precio adicional. y puede utilizar los programas por ejemplo el sofward

  6. Hernan dice:

    Buenos dias, tengo una tienda de repuestos y lubricantes, estoy buscando un programa sencillo que me permita controlar mi inventario con el uso de un lector de codigo de barras, asi podre usar los mismos codigos del producto con mayor efectividad y precision….pero no lo encuentro, trate de hacerlo en excel y efectivamente el lector me lee los codigos de cualquier producto pero no se como colocarle en celdas para que cuando lo lea me de las caracteristicas del producto y de una vez cuando lea un codigo igual no lo anote en otra celda sino que lo sume al inventario de ese producto en una misma celda…..le agradezco su mayor colaboracion al respecto, por cuanto soy Ingeniero Mecanico y la contabilidad no es mi fuerte precisamente…

  7. sandra manrique dice:

    Buenos días un favor las salidas por préstamo, las salidas por devolución de prestamos, entradas por prestamos y las entradas cuando nos devuelven prestamos. las entradas cuando nos prestan caen al inventario con el costo promedio pero cuando voy a realizar una salida por devolución de un préstamo que realice debo hacer una entrada o salida por ajuste en valores para que quede el mismo costo promedio de cuando recibí ese préstamo? y poder hacer la salida.

    lo mismo ocurre con las salidas para prestar o cuando devolvemos un préstamo debo hacer un ajuste en valores ya sea entrada o salida para no afectar el costo del inventario?

    • Rigoberto dice:

      Hola! Sandra.

      Las cuentas de inventario solo se afectan por razones de ventas o compras de mercaderia.

      Las cuentas de prestamos debes manejarlas como tal (Prestamos por cobrar o prestamos por pagar) ojo los prestamos tambien son diferentes a las cuentas por pagar o a las cuentas por cobrar.

      Saludos!

      Rigoberto Rodriguez M.
      http://micursodecontabilidad.com/

  8. Jose Vargas dice:

    En fecha 2 de Agosto de 2013, suscribi el curso de inventarios,
    y por los comentarios leidos, da la sensacion de ser programas de manejo amigable, por lo que tengo seguridad de que no tendre dificultades en su implementacion y manejo, hacerles saber tambien de mi formacion profesional como contador general con mecion especial en manejo de costos industriales, pero me agradaria me hagan saber cual el es programa aplicado (vbasic,fox,oracle) en el soporte de sus bases de datos, mis agradecimientos para Uds. y gracias mil por la ayuda.

  9. Jose Vargas dice:

    Hoy 2 de Agosto 2013, suscribi el curso de manejo de inventarios y contabilidad, por los comentarios vistos y leidos se puede percibir que sus productos son muy Buenos y faciles de manejar, mi formacion academica es la de contador Gral, con especial mencion en costos industriales, y mi interes particular es el manejo de Inventarios, pero me gustaria saber cual el es el programa de soporte del o los sistemas ofertados, saludos atentamente y mil gracias por la ayuda,

  10. ARTURO dice:

    viendo esta publicacion, me surgio una duda acerca de la actualizacion trimestral, al actualizar el sofware el programa que alteraciones sufre?¿

  11. manuel garcia dice:

    QUE POSIBILIDADES HAY QUE ME PUEDA VENDER UN CD CON LA INFORMACION DEL CURSO DE CONTABILIDAD

  12. josefina castro dice:

    me gusta este programa,pero tengo miedo de bajarlo y luego me cobran.que hay de cierto en que es gratis.

    • Rigoberto dice:

      Hola! Josefina.

      Gracias por tu pregunta.

      Bueno como tu sabrás, en realidad tenemos tres formas de llevar nuestros servicios contables a las Pymes:
      1. Versión Gratuita del software de contabilidad (Esta versión puede servirte de por vida no es un demo) Lo único que cada tres meses debes descargar la actualización.
      2. Version bajo licenciamiento (Tu adquieres una licencia acorde al tamaño y la necesidad del negocio).
      3. Bajo la modalidad de Renta o servicio SAAS PC. (Pagas una mensualidad por el uso de nuestro sistema)

      En todo caso para conocer mas sobre las dos ultimas modalidades puedes ponerte en contacto con nosotros por medio de nuestra pagina http://sprimar.com/

      Deseo haber aclarado tus dudas.

      saludos!

      Rigoberto Rodriguez M.
      http://micursodecontabilidad.com/detalles/

  13. Soto dice:

    Muchas gracias a ustedes por compartir esta aplicación me ah servido mucho

  14. ronald dice:

    hola podrian decirme como hace un inventario para una micro empresa de produccion , entradas y salidas e inventarios de productos

  15. Martha dice:

    Hola, tengo una duda. ¿Cuál es la diferencia entre Entradas y Costo Unitario? El Costo Unitario es estrictamente lo que me costó y Entradas lo que tengo pensado venderlo? Gracias!

    • Rigoberto dice:

      Hola! Martha.

      Las entradas se refiere a valores específicos en tus inventarios (Ejemplo compro 10 camisas, entran 10 unidades a tu inventario) y costo Unitario es el valor que cada una de esas camisas me cuesta, ejemplo U$ 10.00.

      El valor de venta recuerda que debe se el valor de tu costo unitario de compra mas el margen de utilidad, ejemplo 1 camisa = 10.00 Precio de costo mas el margen de utilidad del 20% = 2.00, lo que significa que el valor de venta de la camisa es de U$ 12.00.

      Saludos y éxitos.

      Rigoberto Rodriguez M.
      http://micursodecontabilidad.com/detalles/

  16. Nancy Narvaez dice:

    Realmente todo lo que he podido revisar hasta la fecha esta buenisimo, sinceramente ha sido de gran ayuda para mi. Gracias por la ayuda. Lo que en realidad quisiera saber si estos cursos tienen un costo adicional o si en realidad son completamente gratis.

  17. Willigran dice:

    Muy buen artículo! ..:)

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