Cuentas De Orden

CUENTAS DE ORDEN 

Las cuentas de orden registran valores reales de la empresa, pero no afectan de manera directa ni modifican las cuentas de Balance General y del Estado de Resultados, o sea todo el grupo de cuentas que conforman los Estados Financieros (Activos, Pasivos, Capital,  Ingresos, Costos y Gastos), lo que significa que son la representación de valores contingentes (Derechos y obligaciones contingentes)  que nos sirven para efectos de controles administrativos o recordatorias, lo que significa que de conformidad con la partida doble debemos abrir dos cuentas de mayor una de naturaleza deudora y otra de naturaleza acreedora que especifiquen claramente el registro que representan.

Pero… ¿Qué son los valores contingentes?  Son derechos y obligaciones probables o que están sujetos a una contingencia, al suceder esta se convierten en valores reales.

Las cuentas de orden se clasifican en:[1]

a)      Contingentes:

  • Avales (Firmas que garantizan Obligaciones)
  • Litigios (Juicios pendientes de resolución)
  • Fianzas
  • Derivados Financieros

b)      Recordatorias y de controles administrativos

  • Mercancías en consignación
  • Emisión de Obligaciones bursátiles

c)       Fiscales

  • Depreciación y amortización
  • Gastos no deducibles
  • Activos totalmente depreciados
  • Pérdidas Fiscales

La apertura de las cuentas de orden está determinada por las operaciones siguientes:

  1. A  efecto de registrar valores ajenos que se reciban:

    1.  En guarda
    2. En prenda o garantía
    3. Para la ejecución de un mandato (compra  –  venta )
  2.  Para registrar derechos u obligaciones contingentes.

    1. Otorgamiento de fianzas
    2. Contratos de seguros
    3. Reclamaciones
  3. Obligaciones contingentes por descuento de documentos de crédito.

    1. Contratos de compra – venta
  4. Registro de operaciones, con fines de control o de recordatorio.

    1. Contratos  que  impliquen un compromiso critico
  5.  Registro duplicado de operaciones, con distintos fines.

    1. Depreciación,  con enfoque contable y con enfoque fiscal

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¿Cómo establecemos las cuentas de orden?

Recordemos  que las cuentas de orden se llevan dentro de un sistema de partida doble, se deben abrir siempre en grupos de cuando menos de dos, siendo la una correlativa de la otra y debiendo tener forzosamente movimientos y saldos compensados en todo momento.

En las cuentas de orden, El saldo de una será siempre deudor y el de la correlativa, acreedor por igual cantidad.  De hecho es una característica invariable de las cuentas de orden, el que se establezcan en grupos de dos, por lo que siempre habrá una cuenta de orden deudora y otra acreedora, a la cual también se le puede llamar  “contra cuenta”.

MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS DE ORDEN.

Bajo los  principios contables el movimiento de las cuentas de orden lo podemos realizar de dos maneras:

  1. Registro de Movimiento directo. 

Registramos las cuentas de orden mediante Movimiento Directo, cuando el asiento que registremos en una de ellas, tenga el efecto o afecte a otra cuenta de orden y sin que intervengan las cuentas del Balance o de Resultados.

Es decir, cuando al efectuarse un debito a una cuenta de orden, el crédito, necesariamente, corresponda a otra cuenta de orden, o viceversa.

2.  Registro de Movimiento  cruzado.

El movimiento de las cuentas de orden es cruzado, cuando se alterna un debito  a una cuenta de orden, con un crédito a una cuenta de balance o de resultados  y  un crédito a una cuenta de orden, con debito a una cuenta de balance o de resultados.

Por tal razón definimos dos tipos de valores para las cuentas contables:

  1. VALORES REALEAS: Son los valores que afectan a las cuentas del Balance General y del Estado de Resultados
  2. VALORES CONTINGENTES: Son los valores que afectan y representan la cuentas de Orden.

Veamos un ejemplo en el que aplicamos los dos tipos de movimientos de las cuentas de orden:

Para efectos de este ejemplo vamos a trabajar con la cuenta de Préstamos por cobrar a Corto Plazo,  para una institución Financiera.

 Al finalizar el ciclo contable tenemos el siguiente Balance General:

PRESTAMOS POR COBRAR A C/P.

Para nuestro caso La Superintendencia de Bancos mandata a provisionar los créditos (Cartera de Microcréditos) de la siguiente manera.

Entonces para nuestro ejemplo vamos a suponer que tenemos un cliente llamado Pedro Moreno con un crédito de U$ 10,000.00 que fue entregado en la fecha 05 de enero del 2012 debiendo pagar cuotas mensuales durante un año.

Supongamos que el cliente a la fecha del 31 de marzo no ha pagado ninguna cuota del Préstamo, a esa fecha el Préstamo se considera un Credito de Categoría “D” Dudosa Recuperación porque está con una morosidad de 86 días, por lo tanto tendríamos que realizar el siguiente ajuste contable previo al registro de las cuentas de orden.

PEDRO MORENO
MONTO U$ 10,000.00
Morosidad > a 86 días
% de Riesgo = 50%
Provisión para préstamos incobrables U$ 5,000.00

Entonces nuestro Balance General cortado al 31 de Marzo del 2012, quedaría de la siguiente Manera:

Al corte de nuestro siguiente mes 30 de Abril del 2012, nuestro cliente todavía no se ha presentado a pagar y presenta una morosidad de 116 días, por lo tanto, estamos obligados a provisionar el 100% del préstamo.

PEDRO MORENO
MONTO U$ 10,000.00
Morosidad > a 116 días
% de Riesgo = 100%
Provisión para préstamos incobrables U$ 10,000.00
Valor provisionado al mes anterior U$ 5,000.00
Valor a provisionar mes actual U$ 5,000.00

El asiento de ajuste contable quedaría de la siguiente manera:

Una vez realizado nuestro asiento de ajuste contable,   lo contabilizamos de la siguiente manera en el Balance General:

Entonces veamos lo que sucede al tener esta institución saldos en mora que afectan su cartera de crédito, A la fecha ya han sucedido dos cosas:

1. El valor total del crédito ya se ha provisionado en un 100%, y lo único que presenta en nuestro balance es un saldo negativo que de alguna manera afecta a la empresa por la disminución de su patrimonio y a esta fecha se considera dudosa su recuperación.

2. El valor total del crédito ya lo hemos considerado y registrado como un gasto afectando nuestro patrimonio, por lo tanto para limpiar nuestro balance, registramos dicha operación en nuestras cuentas de orden, para lo cual realizaríamos el siguiente asiento de ajuste contable:

Por lo tanto nuestro Balance General quedaría de la siguiente manera:

Como puedes ver al realizar los asientos de ajustes modificamos la cuenta de Prestamos por cobrar a C/P y la de Provisiones para préstamos incobrables, y creamos las cuentas de orden tanto deudoras como acreedoras para la cuenta de Prestamos por cobrar a C/P. Y de esta forma realizamos los asientos de ajustes contables en las cuentas de orden.

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48 Comments

  • alfonso

    Reply Reply 15 diciembre, 2014

    Dr,
    Buen dia,

    Como redimir las Cuentas de Orden cuando se hacen efectivas, y no inflar el Balance, es el caso de una propiedad horizontal (sin animo de lucro)?

    Gracias

    ALFONSO.
    alfpenhuela@gmail.com

    • Rigoberto

      Reply Reply 15 diciembre, 2014

      Hola! Alfonso.

      Recuerda que tus cuentas de orden no inflan (alteran o afectan directamente) tus Estados Financieros, Justamente por eso se llaman Cuentas de Orden, por que lo que pretenden es mantener limpio tus estados financieros y presentar una situación favorable para tu empresa.

      Por supuesto que estos se deben aplicar y realizar siguiendo y respetando todas las normas contables.

      Te pongo un ejemplo claro y que siempre sucede para enviar a una cuenta de orden.

      A tu empresa le deben crédito o préstamo que ya paso los 360 días de vencido (Mora Total), si tu sigues presentando ese crédito en tus estados financieros estas afectando directamente la imagen de tu empresa. Entonces que haces en este caso?

      Lo primero, te apegas a la ley que emite la entidad regulara (Por ejemplo en mi país Nicaragua es la superintendencia de Bancos) y ella dice que todo crédito mayor de 181 días de vencido debo tenerlo ya provisionado (saneado en un 100%)

      Entonces conforme los criterios que me da esta ley yo voy provisionando mensualmente este crédito y cuando sobrepasa los 181 días ya lo puedo enviar a una cuenta de orden para que no este manchando la imagen de la empresa…

      Siempre a la orden.

      Saludos y Éxitos!

      Rigoberto Rodríguez M.
      http://micursodecontabilidad.com/

  • alfonso

    Reply Reply 15 diciembre, 2014

    en una propiedad horizontal como redimir las cuentas de orden que inflen el balance general?

  • Alexander

    Reply Reply 4 noviembre, 2014

    super esta pagina, gracias señor rigoberto por su enseñansa…

  • LAURA

    Reply Reply 10 octubre, 2014

    Estimado Lic. Rigoberto:

    Mi empresa ha realizado planes de pagos por los servicios prestados, la deuda total esta registrada en una cuenta por cobrar.

    Por limitaciones con nuestro sistema no me permite realizar la impresion de la factura hasta que se pague la ultima cuota del convenio. por lo que tengo el ingreso del efectivo pero no puedo dar de baja la cuenta por cobrar hasta que el cliente termine de cancelar su deuda.

    Pregunta: como puedo contabilizar estos pagos parciales?
    y contabilizar el ingreso del dinero recibido?
    para que con este asiento posteriormente al terminar el cliente su plan de pagos recien pueda dar de baja mi cuenta por cobrar.

    agradeciendo de antemano la ayuda, me despido de usted.

    Atentamente.

    Laura

  • Ana

    Reply Reply 2 octubre, 2014

    como registro una baja de un auto por perdida total que ademas todavia no se ha depresiado al 100 %,

  • jose macias

    Reply Reply 16 agosto, 2014

    formula para obtener la tasa de interes compuesto de la amortizacion de una deuda

  • jose macias

    Reply Reply 2 agosto, 2014

    la pregunta es si aun no ha ingresado la mercaderia y por fecha nos mantienen el precio puesto que esta mercaderia eumenta de precio en el mes siguiente

  • Camaril

    Reply Reply 23 julio, 2014

    Cómo se registraría en cuentas de orden las fianzas que compramos para alguna obra, saludos!

  • Lucy

    Reply Reply 22 julio, 2014

    Podrías decirme si la cuenta documentos descontados es activo? y responsabilidad por documentos descontados es pasivo?
    desde ya muchas gracias!!

  • jose macias

    Reply Reply 21 julio, 2014

    con una factura que se ha emitido por razones de menor costo antes de que llegue la mercaderia seria de registrar asi:
    cuenta deudora al debe xxxxxx
    cuenta acreedora al haber xxxxxxxx
    cuando empieza a llegar la mercaderia
    inventarios al debe xxxxxx
    cuenta acreedora al debe xxxxxx
    cuenta deudora al haber xxxxxxx
    cuenta bancos al haber xxxxxxx
    favor hacer la correccion correspondiente

  • jose macias

    Reply Reply 21 julio, 2014

    se puede registrar una factura de compra con una cuenta deudora o acreedora.
    se puede registrar una factura de venta con una cuenta deudora o acreedora.
    favor des ser posible con un ejemplo

    • Rigoberto

      Reply Reply 30 julio, 2014

      Hola! Jose Macias.

      Antes que nada te pido vayas a mi pagina en este articulo que he publicado sobre como se clasifican las cuentas contables. Este es un principio del que no nos debemos salir en la contabilidad. Clic aquí ahora: http://micursodecontabilidad.com/blogs/la-clasificacion-de-las-cuentas/

      En base a eso significa que una cuenta de compras de mercaderías es una cuenta de costos y por lo tanto su saldo y su forma de registro es deudor, contra una cuenta de activo ya sea caja o bancos, la cual disminuirá su saldo por lo tanto su registro debe ser acreedor.

      Ejemplo: Compramos un articulo X que nos cuesta U$ 100.00. Nuestro registro quedaría de la siguiente forma:
      ====================================================
      CUENTA DEBE HABER:
      ====================================================
      Compras de mercaderías U$ 100.00
      Caja General U$ 100.00
      ====================================================

      Como ves esto es simple con el principio de la partida doble: Aumentos y disminuciones.
      Aumenta una cuenta de Costos (Compras de mercaderías)
      Disminuye una cuenta de activos (Caja General)

      Ahora por el otro lado para registrar la venta contablemente con el principio de la partida doble seria de la siguiente forma:

      Ejemplo: Vendemos un articulo X por un valor de U$ 120.00. Nuestro registro quedaría de la siguiente forma: Aplicando el método del inventario perpetuo.
      ==============================================================
      CUENTA DEBE HABER:
      ==============================================================
      Caja General U$ 120.00 (Aumentos)
      Ventas de mercaderías U$ 120.00 (Aumentos)
      Costos de ventas U$ 100.00 (Aumentos)
      Inventarios de mercaderías U$ 100.00 (Disminuciones)
      ==============================================================

      Como ves esto es simple con el principio de la partida doble: Aumentos y disminuciones.
      Aumenta una cuenta de Activos (Caja General)
      Aumenta una cuenta de Ingresos (Ventas de mercaderías)
      Aumenta una cuenta de Costos (Costos de ventas)
      Disminuye una cuenta de Activos (Inventarios de mercaderías)

      Espero con este ejercicio de contabilidad aclara tus dudas.

      Saludos!
      Rigoberto Rodriguez M.

      Para seguir recibiendo ejercicios de contabilidad puedes ingresar aquí ahora: http://micursodecontabilidad.com/

  • JENNIFER

    Reply Reply 3 julio, 2014

    ME PUEDER EXPLICAR COMO PASO UNA PERDIDA DIFERIDA 2012-2013 QUE ESTA EN OTROS ACTIVOS COMO PERDIDAS ACUMULADAS A UNA CUENTA DE ORDEN, ESTA SERIA PARA APLICARLA EN ESTE PERIODO PARA BAJAR LA UTLIDAD,ALGUIEN ME PODRIA AYUDAR POR FAVOR

    • Rigoberto

      Reply Reply 3 julio, 2014

      Hola! Jennifer.

      La cuenta de perdidas y/o utilidades no puede ser contabilizada en activos ni mucho menos en una cuenta de orden, en todo caso si esta contabilizada de esa forma debes realizar un ajuste o una reversión a esa operación y pasarla directamente a la cuenta de Utilidades o déficit acumulados.

      Saludos!

      Rigoberto Rodriguez M
      http://micursodecontabilidad.com/

  • Dolores

    Reply Reply 19 junio, 2014

    las cuentas de orden afectan el saldo final reflejado en auxiliares contables

    • Rigoberto

      Reply Reply 20 junio, 2014

      Hola! Dolores.

      Recuerda que todas las cuentas que se afectan contablemente y que tienen un saldo, afectan todos los registros en libros y tarjetas auxiliares de mayor.

      saludos!

      Rigoberto Rodriguez M.
      http://micursodecontabilidad.com/

  • Cristina

    Reply Reply 8 mayo, 2014

    la cuentas de traspaso entre bancos pueden ser unas cuentas de orden ????

    • Rigoberto

      Reply Reply 12 mayo, 2014

      Hola! Cristina.

      Recuerda que las cuentas de banco son una cuenta que pertenecen al grupo del activo, por lo tanto en una operación normal solo se afectan entre ellas mismas o con otras de cuentas que pueden ser de cualquiera de los otros grupos.

      Para contabilizar una cuenta de orden esta debe estar en un proceso de inactividad o que afecte un resultado de la empresa (ejemplo carteras vencidas y saneadas, inventarios vencidos, etc..)

      Espero mi aclaración te sea de utilidad.

      Saludos y éxitos!

      Rigoberto Rodriguez M.
      http://micursodecontabilidad.com/

  • Carlos

    Reply Reply 10 enero, 2014

    Exelente la página, es muy pedadógico

  • felipes

    Reply Reply 18 noviembre, 2013

    necesito información de como se contabilizan las ventas por sorteos

    atte

  • gloria

    Reply Reply 1 noviembre, 2013

    gracias fue de grande ayuda.

  • DEXCY MONTIEL

    Reply Reply 1 noviembre, 2013

    GRACIAS ERE LO MAXIMO NO OLVIDES
    PERO ME GUSTARIA SABER MAS DE CONTABILIDAD PORQUE ESA MATERIA ME GUSTA

  • GLADYS

    Reply Reply 26 octubre, 2013

    Excelente complementación Profesor Rigoberto. Bendiciones

  • Edilson Patiño Hurtado

    Reply Reply 19 octubre, 2013

    GRACIAS POR ESTA EXPLICACIÓN

  • karlina

    Reply Reply 22 agosto, 2013

    ahorira lo miro complicado pero de que aprende uno aprende aunque uno tome el curso y mas cuando es acelerado te permite saber de todo un poquito

  • liz

    Reply Reply 15 agosto, 2013

    gracias me sirvió demasiado

  • belkys

    Reply Reply 11 julio, 2013

    muy buena informacion

  • Gabriel Cruz Sarmiento

    Reply Reply 28 mayo, 2013

    Por lo que veo esta muy explicito, pero no logro enteder aun, pienso que debo leer mas las cuentas de orden, y que es contingencias, pero estoy seguro que voy a dominar el tema. Gracias…

  • Elvis M

    Reply Reply 21 mayo, 2013

    segun lo que estaba revisando las cuentas de provisiones siempre son negativas en las de grupo de activos ya que justamente se hace una provision de una cuenta que puede originar una provision lo que comprendo que no todas las cuentas de activos van a generar provision salvo que me equivoque. a la espera de una aclaracion.

    • Rigoberto

      Reply Reply 26 mayo, 2013

      Hola! Elvis.

      Bueno en principio las provisiones contables son para ciertas cuentas como por ejemplo los Activos Fijos que vamos acumulando la depreciación como una provisión, o en caso de las cuentas por cobrar o prestamos por cobrar que provisionamos cierto porcentaje en función del nivel de riesgo y efectivamente estas cuentas son negativas por que disminuyen el valor de la cuenta respectiva, recuerda que estas también se contabilizan como un gasto.

      Ejemplo: Tenemos un préstamo por cobrar por valor de U$ 1,000.00 y el porcentaje a provisionar es el 10% como consecuencia del nivel de riesgo que este préstamo no lo pague el cliente, entonces tu tendrías que contabilizar en el libro diario, de la siguiente manera:

      Gastos de Administración (Provisión para prestamos incobrables) = Debe= 100.00
      Provisiones para prestamos por cobrar =Haber= 100.00

      Pero la cuenta de provisión para prestamos por cobrar, es una cuenta de activos y en el Balance General, debe contabilizarse debajo de la cuenta de PRESTAMOS POR COBRAR, restando al valor de tu activo 1,000.00 menos 100 lo que en realidad en el Balance General en tu cuenta de prestamos tienes 900.00.

      Espero haber aclarado tu duda.

      Saludos!

      Rigoberto Rodriguez.

  • Elvis M

    Reply Reply 21 mayo, 2013

    Gracias por el aporte, para aclarar el tema digo:
    claro como se aparcen las cuentas de orden pero lo que no compredo porque aparece en negativo el monto de la provision en el grupo de los activos

  • nena

    Reply Reply 9 mayo, 2013

    okkkkkkkkkkkkkk los amo encuentro todo super genial

  • nena

    Reply Reply 9 mayo, 2013

    gracias son lo maximo los quiero

  • Juan

    Reply Reply 22 abril, 2013

    Muchas Gracias excelente información, para m la contabilidad representa un desafío, se me dificulta entenderla, gracias por facilitar el aprendizaje.

  • RICARDO VARELA

    Reply Reply 18 abril, 2013

    EXCELENTE PAGINA; VERDADERAMENTE UN DISEÑO EFICAZ CON EL TRATAMIENTO APROPIADO DE LA INORMACION CRRESPONDIENTE A LA RESPUESTA Y SOLUCION DE PROBLEMAS VERDAERAMENTE DL TEMA, MUCHAS GRACIAS!!!!!!!!!!!!!!

  • jairo

    Reply Reply 9 abril, 2013

    Gracias por la información fue de bastante ayuda.

  • LOPEZ

    Reply Reply 26 marzo, 2013

    es muy bueno…los felicito ya que me ayuda mucho en mi estudio.

  • exelente

    Reply Reply 15 marzo, 2013

    estoy aprendiendo, es exelente

  • Aimee

    Reply Reply 4 marzo, 2013

    Totalmente comprensible, Gracias.

  • Kelly

    Reply Reply 19 febrero, 2013

    Muy util, quedo bastante claro el tema, felicitaciones.

  • Alvaro Montoya Yusty

    Reply Reply 4 febrero, 2013

    Tema bastante interesante. muchas gracias.

  • RIGOBERTO BAUTISTA

    Reply Reply 22 enero, 2013

    ESTA SUPER BUENO MUCHAS GRACIAS.

  • lizbeth

    Reply Reply 25 noviembre, 2012

    muy completa la informacion aclaro mis dudas no es exccelente con ejemplos y todo gracias

  • Aleida

    Reply Reply 12 julio, 2012

    En verdad lo máximo, felicidades profe

  • Aleida

    Reply Reply 12 julio, 2012

    Muy bueno, gracias por colaborar con los contadores o los que desean aprender Contabilidad. Saludos colega.

  • Meri jenn

    Reply Reply 23 marzo, 2012

    Gracias eres lo maximo

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