CUENTAS DE ORDEN 

Las cuentas de orden registran valores reales de la empresa, pero no afectan de manera directa ni modifican las cuentas de Balance General y del Estado de Resultados, o sea todo el grupo de cuentas que conforman los Estados Financieros (Activos, Pasivos, Capital,  Ingresos, Costos y Gastos), lo que significa que son la representación de valores contingentes (Derechos y obligaciones contingentes)  que nos sirven para efectos de controles administrativos o recordatorias, lo que significa que de conformidad con la partida doble debemos abrir dos cuentas de mayor una de naturaleza deudora y otra de naturaleza acreedora que especifiquen claramente el registro que representan.

Pero… ¿Qué son los valores contingentes?  Son derechos y obligaciones probables o que están sujetos a una contingencia, al suceder esta se convierten en valores reales.

Las cuentas de orden se clasifican en:[1]

a)      Contingentes:

• Avales (Firmas que garantizan Obligaciones)
• Litigios (Juicios pendientes de resolución)
• Fianzas
• Derivados Financieros

b)      Recordatorias y de controles administrativos

• Mercancías en consignación
• Emisión de Obligaciones bursátiles

c)       Fiscales

• Depreciación y amortización
• Gastos no deducibles
• Activos totalmente depreciados
• Pérdidas Fiscales

La apertura de las cuentas de orden está determinada por las operaciones siguientes:

1. A  efecto de registrar valores ajenos que se reciban:

   1.  En guarda
   2. En prenda o garantía
   3. Para la ejecución de un mandato (compra  –  venta )

2.  Para registrar derechos u obligaciones contingentes.

   1. Otorgamiento de fianzas
   2. Contratos de seguros
   3. Reclamaciones

3. Obligaciones contingentes por descuento de documentos de crédito.

   1. Contratos de compra – venta

4. Registro de operaciones, con fines de control o de recordatorio.

   1. Contratos  que  impliquen un compromiso critico

5.  Registro duplicado de operaciones, con distintos fines.

   1. Depreciación,  con enfoque contable y con enfoque fiscal

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¿Cómo establecemos las cuentas de orden?

Recordemos  que las cuentas de orden se llevan dentro de un sistema de partida doble, se deben abrir siempre en grupos de cuando menos de dos, siendo la una correlativa de la otra y debiendo tener forzosamente movimientos y saldos compensados en todo momento.

En las cuentas de orden, El saldo de una será siempre deudor y el de la correlativa, acreedor por igual cantidad.  De hecho es una característica invariable de las cuentas de orden, el que se establezcan en grupos de dos, por lo que siempre habrá una cuenta de orden deudora y otra acreedora, a la cual también se le puede llamar  “contra cuenta”.

MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS DE ORDEN.

Bajo los  principios contables el movimiento de las cuentas de orden lo podemos realizar de dos maneras:

1. Registro de Movimiento directo. 

Registramos las cuentas de orden mediante Movimiento Directo, cuando el asiento que registremos en una de ellas, tenga el efecto o afecte a otra cuenta de orden y sin que intervengan las cuentas del Balance o de Resultados.

Es decir, cuando al efectuarse un debito a una cuenta de orden, el crédito, necesariamente, corresponda a otra cuenta de orden, o viceversa.

2.  Registro de Movimiento  cruzado.

El movimiento de las cuentas de orden es cruzado, cuando se alterna un debito  a una cuenta de orden, con un crédito a una cuenta de balance o de resultados  y  un crédito a una cuenta de orden, con debito a una cuenta de balance o de resultados.

Por tal razón definimos dos tipos de valores para las cuentas contables:

1. VALORES REALEAS: Son los valores que afectan a las cuentas del Balance General y del Estado de Resultados
2. VALORES CONTINGENTES: Son los valores que afectan y representan la cuentas de Orden.

Veamos un ejemplo en el que aplicamos los dos tipos de movimientos de las cuentas de orden:

Para efectos de este ejemplo vamos a trabajar con la cuenta de Préstamos por cobrar a Corto Plazo,  para una institución Financiera.

 Al finalizar el ciclo contable tenemos el siguiente Balance General:

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